以工作流程來實現企業BMP

訊光科技  

即將邁入二十一世紀的今天，隨著科技的高速發展，已經讓時間與空間產生急速變化，企業都將要面臨全球化的競爭與薄利的來臨，製造業要面臨少量多樣問題，服務業要面臨快速提供顧客滿意問題，林林總總，都必須借重科技與自動化的能力，來達到提升速度與效率，大幅提升企業競爭力。

BPR（Business Process Reengineering)，企業流程改造就是這種情境下，所產生的管理模式產物，但基於國人對此觀念的生疏與企業文化差異，幾年下來，只侷限於口號與 了解階段，畢竟勇於大幅改變組織與架構的企業終究是少數。而BPM(Business Process Management)企業流程管理就不一樣了，他是一個具體的企業管理規章與工作流程規範，讓你的企業可以依制度規章來具體運作，我想大部分的企業都有 了這套方法與制度，只是制度的簡繁與落實程度的差異，因此必須透過科技的方法，來落實這個管理辦法與制度，並能提高整體企業的運作速度與效能。


何謂工作流程管理系統呢？

幾年前，工作流程可稱為電子簽核，定義也很多，多家廠商可以自我表述。隨著WFMC(Workflow Management Coalition)的成立，絕大多數的工作流程系統大都已經依照WFMC的標準來制定規格，以下我們就WFMC標準簡單定義一下工作流程管理。

工作流程：Work Flow，就是自動化處理程序的簡稱，指企業參與者對文件或訊息按照規範的制度來作業，並使其在企業參與者間傳遞，也就是一系列相互銜接，自動進行的業務活動或任務。狹義一點，你就當作它是企業單據的電子簽核。

工作流程管理：Workflow Management就是人與電腦共同工作的自動化協調控制和通訊，在電腦化的業務過程上，通過在網路上的軟體系統，使所有文件流程與命令的執行都處於受控制的狀態。在工作流程管理下，工作量可以被監督與分派，使工作量可以讓用戶達成平衡。

工作流管理系统：Workflow Management System是可透過軟體的定義，來建立工作流程並管理其執行。它必須執行在一個或多個工作流程引擎上，這些引擎必須能了解這些過程的定義，與工作流程間 的參與者（可以是人或另一個軟體）相互作用，並根據需求配合其他的工具或程式相互應用。

總體來說，實際在企業中運作的工作流程管理系統，它必須是一個「人機結合」的系統，並且具有自動化的功能。工作流程管理系統必須包括下列幾個部分：

1. 定義工作流程，包括具體的流程活動(Activity)(平常我們稱作業)與規則等，這些定義是同時被人及電腦所共同瞭解的，就是人為的定義讓電腦系統能確實瞭解。
2. 遵循定義去建立實例(Instant)與執行實際的工作流程。
3. 監察、控制、管理執行中的業務與工作流程(可以解釋為企業單據)，例如可對任務(單據)、工作量與進度的檢查與平衡工作等等。


企業為何須要導入Workflow系統

當然也不是每個企業都需要Workflow系統，因為Workflow對小企業而言是多此一舉的，Workflow就是單據在流動，如果企業的人少，每個 人都身兼數職，導入Workflow的架構就是造成自己輸入單據，又呈給自己審核，搞不好別人簽完後，又丟給自己為待辦，如此反而大大降低企業效率，還不 如使用傳統的資訊系統來得適用些，所以在20 User(電腦操作者)以上的企業比較有需要導入Workflow系統。以下簡單說明幾個重點：

1. 自動化資訊流：Workflow主要就是解決企業表單與單據的流動，這種流動在傳統上都是紙上作業，企業有一套制度讓單據流動並手動簽核。到了現代，資訊 系統已可完全取代人工表單，各種資料都存放在資料庫與Web網頁上，但為了讓管理者掌控資訊，還是採用人工簽核，另一方面也是為了因應早期的主管可能不太 懂也不會使用電腦，於是便成了電腦列印表單，主管們在該表單上簽字，因為必須依賴人為的呈送，所以企業必須讓所有員工與管理者熟習這一套制度，以避免人為 的疏失。但有了Workflow系統就不會有類似事情發生，是由系統主動按企業制度找主管簽字，不會讓新來的工讀生或祕書弄錯弄丟了，並在機密上也不會有 文件被Copy或外洩的問題，達到企業自動化的目的。

2. 便於教育訓練與制度的透明化：企業人才的流動幾乎是不可避免的趨勢，企業必須花很多時間去教育新人關於公司制度、單據流程與資料系統的操作，好不容易學 會，人又要走了，造成企業不少的困擾，如果結合Workflow系統來整合企業資訊系統時，其情況將會明顯的改善。首先是企業流程的透明化，在 Workflow系統中，會顯示出企業的各式作業流程圖，供使用者直接操作，如此的界面將讓使用者直接了解企業簽核流程，降低教育訓練的成本；另一個重點 則是資訊系統的改變，傳統的系統是以密密麻麻的功能項為操作界面，讓企業User或主管難以學習，如改用Workflow系統後，除了前端源頭的業務接觸 者外，大都是由Workflow系統告知User今天有多少待簽核單據與待辦事項，處理完畢即可，如此的系統可節省至少40%以上的操作學習，讓作業者與 Workflow系統作最佳的人機結合。

3. 符合ISO，落實BPM：企業有點規模之後，就會規範企業的制度與遊戲規則，從10幾年前的ISO熱潮到目前還是沒退，因為那是基本的企業競爭力，很多企 業都把ISO當作與同業競爭的必要武器與企業形象，來提昇接單能力。到最近BPM與BPR的風行，企業都希望能透過的組織與機能的改造或強化企業制度的落 實與改善，來達到提升企業的運作效率與降低企業的經營風險。導入Workflow可以利用資訊系統來落實企業的制度與規則，讓企業的處理流程進行中的表單 或單據做有效率的傳遞簽核，並能達到控管的目的，任何單據與制度都會隨著Workflow預先設定來傳遞，並可以隨時加入稽查點與稽查條件，防止職權疏失 與人為的錯誤，讓企業管理者都能運籌帷幄之中，洞悉千里之外。

4. 提昇企業運作效率：由於Workflow系統的每一活動(Activity，或稱作業)間都有其時效性，系統也會針對這些作業活動加以監督，一有逾時現 象，除了警告作業中的負責人外，也會反應給其上級主管，如此才能更有效率讓企業單據能在限制的時效內完成簽核與授權。另外由於Workflow系統真實記 錄了整個簽核的處理時間，於是整個月下來可輕易掌握各主管部門的簽核績效與工作量，如果再將其統計一年，則可將這些統計資料加以整理歸納成了年度考績的參考，這都是導入Workflow系統所帶來的重大效益。

5. 異常預警的功效：前面說到逾時的處理，只是異常預警系統的功能之一，一個規劃完善的Workflow系統，都應該有一個強大的監督系統，定時週期性來檢查各種資訊狀況，例如也可以將企業的目標管理或KPI值納入異常預警當中，隨時來監督目標的執行情況（各類資料庫回報的數值），再配合企業數位儀表板做有效率及圖形化的顯 示，讓企業管理者的螢光幕有如飛機的駕駛艙，管理者僅須注意儀表板的數據與燈號，再加以追蹤與確認狀況即可。

隨著兩岸分工與國際化的發展，多點營銷、製造及研發已蔚為風潮，外部的流動與出差人員比率也越來越高，在當今被高度重視BPM管理的時代裡，企業確實需要 一套Workflow系統與工具來強化管理，落實企業制度與e化目標，企業的管理也必然透過internet延伸到機場、旅館、家裡，除了提高企業的運作 效率與提升競爭力之外，也能提高主管的生活品質，畢竟在家就能簽核單據與掌握公司狀況，對長期出差奔波與加班的主管來說，確實是件很有意義的事，期待的未 來，將有更多的企業與經營者，透過越來越發達的通信科技，無論何時何地，隨時可以透過手上的個人設備，全盤掌控公司的營運與運作，這個目標應該不遠了。