u用戶與角色:

工作流程的系統，除了要有用戶帳號外，通常還必須搭配角色與公司組織才能讓流程順利進行。

 

在iCoder的活動對象通常有兩種，一種是用戶(User)，另一種是角色，用戶是指固定的某一個登入User(如003:Paul)，而角色是指公司的某一個職務(R03:業務經理)，使用用戶的缺點就是人員到職與離職要重新更正流程，所以最好還是使用角色的方式，到職與離職或職務調動只需設定角色即可。用戶(User)的設定如下:

 

角色通常是代表公司的工作崗位或職務，一個角色可以設定多個User，代表該職務有多個人一起負責；一個User也可以扮演多個角色，這也是多數企業都有的正常現象，如圖為角色的設定介面，例如，業務設定有User: 005(sara)與007(Peter)兩個人。

 

 

u組織架構:

除了用戶與角色外，有些活動或審核都會以申請者的主管作為審核對象，而非固定的個人或角色。為了能讓系統知悉每個用戶所扮演的角色其主管是誰，因此必須要有一個組織設定，由上到下來設定公司組織部門(節點)，與其各節點的主管與職級等，如下圖，總公司之下有財務部、業務部、工程部等，每個部門再去設定其主管及下面的成員。

u職級

企業在制訂流程時，一般主管簽核的活動元件(如審核元件)並不是單層簽核，都會依據單據情況來自動決定簽核的層級，如最常見的請購單，可以制訂各級主管的請購金額上限，如一般主管為一萬元，經理為三萬元，副總為十萬，超過十萬則要總經理簽核等。如此在"審核元件" 中就必須制訂各部門主管的職級，好讓系統遇到"審核元件" 時能自動依據主管權責條件來決定簽送到那個層級主管。如圖即為職級設定的畫面。

 

u用戶或角色代理:

工作流程中不管是User用戶或是角色，都必須要有一個代理制度，iCoder除了提供傳統的角色代理人之外(以角色為代理核心)；也提供了 User代理人(以人為代理核心)，如下的設定:

設定時，可以設定多個代理人，及代理期間(不設定代表永遠)，另外還提供了一個常態性的"平行代理"功能；一般代理與平行代理的不同在於，一般代理是取代性的代理，被代理者無法看到該角色的簽核活動，平行代理則可讓代理與被代理者同時看到該角色的簽核活動，兩者都可以簽核，差異在如果是代理者簽核後，系統會自動發一份通知給被代理者，並讓流程持續往下流動。