資訊化的初期，就是把紙本的單據，以電腦的頁面來取代，並將單據的內容輸入到頁面上，存到電腦的資料庫中，這樣除了可以重複利用這些資訊外還可以用來高速統計想要的數據；這些單據通常是以印表的方式還原紙本，並透過公司制度給主管或其他部門進行人工流程審核。

 

而工作流程，就可以將公司制度以流程圖的方式來進行管理，將這些資訊化的單據按照流程圖來給主管或其他部門進行線上簽核，所以當每個用戶登入系統之後，會根據這個用戶(user)或其所扮演的角色來取得待簽的單據，也可以取得曾經簽過的單據(或自己申請的單據)等。

 

iCoder工作流程的"個人事項"中，主要有三個窗口，分別為待辦、經辦、通知，說明如下:

u待辦事項

所謂待辦事項就是根據企業的工作流程制度，其屬下或其他部門的使用者必須經過該用戶批示或確認才能生效的單據，待辦事項可以直接打開此單據的表單進行審核或確認，也可以將表單退回。因為每個用戶都有他自己的待辦，所以會依該用戶在企業所扮演的不同角色來顯示出待辦事項，一個使用者可以扮演多個角色，也會在同一個待辦窗中看到所有負責事項，就好像EMail一樣，每個人都有自己的EMai，這裡的待辦事項也像是EMail的收件夾一樣。

u經辦事項

是指該用戶所經辦且尚未結案的事項與單據，只要經過該用戶所經手的任何單據，都會自動列在此追蹤事項中。在此可打開原來的單據查看，但不能進行更改，也提供"取回"的功能，可以在下一個主管未簽核之前取回單據，但如果主管已經簽核往下流動了，就無權取回；另外也提供"催單"的功能，用來催告目前的簽核者，通知他加速簽核。經辦事項也像是EMail的送件夾，把你所送出的經辦事項都歸類在此，讓你可以隨時追蹤簽核進度。

u通知事項

指該用戶所有通過的單據，或顯示與該用戶有關的通知訊息或單據。通常我們會在流程結案前的最後一個活動，貼入一個通知活動來告知申請者該單據已經結案，並透過通知來讓該用戶查看簽核過程或印表存查。通知事項與待辦事項最大的不同是，待辦必須即時處理，才能往下運作，但通知即使不處理也不影響他人的運作。通知事項中可以打開查看單據或進行印表處理，如果通知的事項很多，也可以自行刪除。